Outils — Intégration

S'intégrer à votre stack — pas la remplacer.

SharePoint, Teams, Drive, GED, Power BI : nous partons de ce que vous avez. Nous ne préconisons un nouvel outil que lorsque l'existant ne peut pas suffire.

Analyse par outil

Chaque brique de votre stack a un rôle — et des limites.

Outil existant	Apport possible	Points de vigilance
SharePoint	Socle documentaire robuste si bien gouverné.	Nécessite structuration des droits et métadonnées.
Teams	Collaboration simple et fluide entre équipes.	Risque de dispersion documentaire sans règles.
OneDrive	Pratique pour les documents individuels.	Peu adapté au pilotage collectif.
Google Drive	Simple, accessible, transverse.	Gouvernance et traçabilité à cadrer.
Excel	Très utile en démarrage et pour suivi initial.	Fragile en multi-projets, peu fiable comme preuve.
Power BI	Bon outil de consolidation pour la direction.	Dépend de la qualité des données sources.
GED existante	Peut être renforcée plutôt que remplacée.	Audit des workflows, droits et usages réels.
SAE / archivage interne	Conservation à valeur probante du fonds documentaire.	Conformité NF Z42-013, interopérabilité SEDA, plan d'élimination visé SIAF.
Coffre-fort numérique	Conservation sécurisée des actes engageants et pièces sensibles.	Certification, durée de conservation contractualisée, réversibilité.
Outil métier	Peut contenir des données critiques.	Interopérabilité ou extraction à organiser.
E-mails	Usage courant pour échanges informels.	À proscrire pour les validations critiques.

Archivage interne

Le SAE — pièce maîtresse souvent absente du paysage MOA.

Beaucoup d'organisations confondent leur GED courante et un véritable Système d'Archivage Électronique. La distinction est pourtant déterminante pour la valeur probante des dossiers.

GED ≠ SAE

La GED gère le document vivant : versions multiples, modifications, allers-retours. Le SAE gère le document figé : intégrité scellée, traçabilité non répudiable, conservation longue durée, valeur probante.

Un dispositif documentaire mature articule les deux : la GED en amont (production, validation), le SAE en aval (versement, conservation, restitution).

Standards de référence

NF Z42-013 — norme française du SAE à valeur probante (révisée 2020).
NF Z42-026 — numérisation fidèle (copie probante du papier).
SEDA / NF Z44-022 — standard d'échange pour l'archivage public.
OAIS / ISO 14721 — modèle conceptuel international.
Vitam — back-office d'archivage open source de l'État.
Code du patrimoine — Livre II, articles L211-1 et suivants.

Logique de recommandation

Quatre niveaux d'outillage selon votre maturité.

La bonne solution n'est pas la plus chère — c'est celle qui correspond à votre niveau de complexité et de criticité.

— Niveau 01

Organisation simple

SharePoint ou Drive structuré, règles de nommage, suivi Excel, RACI, rituels documentaires. Sauvegardes basiques 3-2-1.

Petites structures Premières opérations

— Niveau 02

Organisation structurée

SharePoint gouverné, Lists/Planner, Power BI, droits par projet, workflow simple. Sauvegardes immuables, tests de restauration.

Plusieurs projets Direction PMO

— Niveau 03

Organisation avancée

GED spécialisée, gestion des versions, workflow de visas, audit, reporting. SAE conforme NF Z42-013, PCA documenté.

Exigences fortes Signature électronique

— Niveau 04

Organisation critique

GED + SAE structurée, droits fins, signature qualifiée, archivage probant, PCA/PRA testés, réversibilité CCAG-TIC formalisée.

Marchés sensibles Très contractuels

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